実際の質問に回答
固定の自動返信ではなく、メールとそのスレッドから下書きを作成します。
Outlook 向け AI メール自動返信
自社のナレッジで回答するお客様メール
Outlook を Responses に接続すると、ポリシー、価格、商品情報をもとに AI がお客様メールへの返信を作成し、何を送るかはチームが決められます。
Responses がまとめるもの
- Microsoft サインインで Outlook を接続
- Instagram、Telegram、Web チャットと並ぶメールスレッド
- 確認後の送信にも自動送信にも対応
毎日同じ回答を書き直さないメールサポート
メールには、注文の詳細、条件、例外、追加の問い合わせなど、長めの質問が届きます。不在通知は受信を伝えるだけです。Responses はメールを読み、ナレッジベースを確認して、質問にきちんと答える返信を作成します。
メールだけが孤立することはありません。Outlook のスレッドはメッセージアプリと同じ Responses の受信箱に表示されるため、チームはすべてのお客様との会話を 1 か所で確認し、同じナレッジで回答できます。
Outlook の AI 自動返信の仕組み
Outlook のメールボックスを接続
Responses で Microsoft アカウントにサインインします。お客様からのメールはスレッドとともにワークスペースに届きます。
回答の根拠となるナレッジを登録
メールの返信に AI が使うポリシー、価格、商品情報、手順を登録します。
確認するか、自動で送信
下書きを承認・編集するか、定型的な質問には自動送信を有効にします。スレッド全体は常に確認できます。
通知ではなく、お客様メールのために
詳しい回答にも対応
メールでは詳しい返信ができるため、AI はポリシーや手順を省略せずに説明できます。
すべてのチャネルを 1 つの受信箱に
Outlook、Instagram、Telegram、Web サイトのチャットで、履歴、担当、ステータスを共有します。
プライバシーに配慮した処理
アクセストークンは暗号化され、個人データは AI 処理前にマスクされます。メッセージが広告やモデルの学習に使われることはありません。
AI 自動返信に向いているお客様メール
注文と配送
配送日数、追跡方法、配送地域についての繰り返しの質問に一貫して回答します。
条件、返品、請求書
手続きを、毎回同じ文章をコピーせずに分かりやすく説明します。
営業時間外のメール
夜間にも役立つ一次回答を返し、翌朝チームがすぐ対応できるようスレッドを残します。
よくある質問
Outlook の自動応答とは何が違いますか？
Outlook の自動応答は全員に同じ文章を送ります。Responses は自社のナレッジをもとに、メールごとに具体的な返信を作成します。
Outlook はどうやって接続しますか？
Responses で Microsoft アカウントにサインインします。メールボックスの接続はいつでも解除できます。
送信前に返信を確認できますか？
はい。メールの返信をメンバーが確認するか自動送信するかは、ワークスペースで設定できます。
メールとチャットで同じナレッジを使えますか？
はい。接続したすべてのチャネルが同じナレッジを使うので、お客様はどこから連絡しても一貫した回答を受け取れます。
まずは 1 つのチャネルから